Dokumenten Management

Dokumenten Management

Mehr als Pflicht, eine Chance!

Die gesetzlichen Vorschriften der „GobD“ sind keine potentielle Bedrohung, sie sind seit Anfang 2017 bereits Pflicht! Das Gute: Damit verbunden sind aber nicht nur lästige Pflichten, sondern vor allem erhebliche Chancen, Ihre Effizienz in der Verwaltung gewinnbringend zu optimieren. Die  „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ gelten seit Jahresbeginn – Sie sollten entsprechend handeln!

Was ist wegen der „GobD“ konkret zu tun? Wir sagen es Ihnen …

Ohne panischen Aktionismus sollten Sie systematisch die notwendigen Umstellungen in Ihrer Verwaltung vornehmen. Welche das im Einzelnen sind bzw. sein müssen, erläutern wir Ihnen detailliert. Und exakt danach entwickeln wir für Sie die beste und zugleich günstigste Lösung für ein ordnungsgemäßes digitales Dokumentenmanagement – rechtssicher, effizient und zuverlässig.  Komplexe Abläufe, Dokumentenfreigaben und Sicherungen lassen sich dabei ebenso gesetzeskonform realisieren wie die einfache digitale, revisionssichere Ablage des gesamten Schriftverkehrs.

ecoDMS - Das günstigste Dokumentenmanagement der Welt

Mit ecoDMS bekomen Sie zum kleinstmöglichen Preis eine vollständige Software zur Dokumentenarchivieren. Ob Sie Papierbelege oder elektronische Dokumente wie Emails archivieren möchten - mit dieser Software haben Sie die entsprechenden Möglichkeiten.

Auch der vollständig automatische Import von Belegen (gescannt oder elektronisch) ist möglich. So entsteht nur weniger Mehraufwand, aber ein größer nutzen.
Denn die Dokumente lassen sich nicht nur in Ordnerstrukturen ablegen, sondern auch mit individuellen Stichwörtern verschlagworten. So finden Sie Belege jederzeit schnell wieder und nicht zuletzt die Volltextsuche macht diese Software nahezu universell einsetzbar.
Die eingebaute Web-Schnittstelle quasi von überall Zugriff auf die archivierten Dokumente.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann lassen Sie uns in einem persönlich Gespräch feststellen, was ecoDMS sonst noch für Sie tun kann.

Jetzt neu: ecoDMS Prozessmanagement

Mit dem neuen ecoDMS Prozessdesigner lassen sich jetzt auch komplexe Prozesse abbilden und automatisieren. 

Beispiel: Rechnungseingang Prüfung

Ein klassischer, aber meist kleiner Prozess ist die Rechnungseingangsprüfung. 
Hier wird eine Papierrechnung von einer Person eingescannt und anschließend einer Abteilung oder Person zugeordnet.
Das entsprechende Dokument erscheint bei dieser Person/Abteilung auf dem Bildschirm und es besteht die Möglichkeit Kommentare und Notizen zu hinterlegen und natürlich die Rechnung mit einem Kopf "freizugeben". 
Nach freigabe "verschwindet" das Dokument bei dieser Person/Gruppe und erscheint nun in der Buchhaltung, welche die Rechnung dann bezahlen sollen.
Nach bezahlung "verschwindet" das Dokument dann auch dort und wird im Archiv abgelegt.

Dieser kleine Prozess soll zeigen, wie man unternehmrische Abläufe strukturieren und digitalisieren kann. Außerdem werden solche Abläufe auch fehlerunanfälliger: Denn es ist quasi nicht möglich ein Dokument zu übersehen und es lassen sich Bearbeitungszeiten oder auch Vertreter einbauen. Wenn z.B. die Rechnung von der entsprechenden Person/Abteilung nicht innerhalb von 3 Tagen geprüft wurde, könnte eine Nachricht an den Vorgesetzten oder Vertreten gehen, der sich dann darum kümmern kann.

 

Beispiel: Urlaubsantrag

Ist es bei Ihnen auch so, dass die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter noch per Papier zu Ihnen oder der Personalabteilung gehen?

Dabei wäre es doch viel leichter, wenn es einen digitalen Urlaubsantrag gäbe. Also ein Formular, welches genau die von Ihnen gewünschten Felder enthält und nach dem Ausfüllen durch den Mitarbeiter auch wieder einen Prozess ähnlich der Rechnungsprüfung ablaufen lässt.

So vermeiden Sie nicht nur Papier, sondern beschleunigen den kompletten Aufblauf und machen ihn für alle Beteiligten viel transparenter.